Conciliação bancária no consultório odontológico: como fazer
O sistema diz que entraram R$ 32.000 no mês. O banco mostra R$ 29.400. Onde foram parar os R$ 2.600? Quase sempre em três lugares: taxa da maquininha, parcela de cartão que ainda não caiu e pagamento que alguém esqueceu de lançar. A conciliação bancária é a conferência que responde essa pergunta antes que ela vire buraco. Este guia mostra o que conferir, uma rotina semanal curta e os erros que mais aparecem em consultório.
O que é conciliar
Conciliar é comparar, linha a linha, o que você registrou (no sistema ou na planilha) com o que de fato passou pela conta bancária e pela maquininha. Cada recebimento do paciente precisa ter um crédito correspondente no banco, e cada despesa lançada precisa ter um débito.
Sem conciliação, o fluxo de caixa mostra um dinheiro que pode não existir. É a diferença entre saber quanto você vendeu e saber quanto você tem.
As três fontes que precisam bater
No consultório, o dinheiro chega por caminhos diferentes, e cada um tem o seu jeito de aparecer no banco.
| Forma | Quando cai na conta | Como aparece | O que conferir |
|---|---|---|---|
| Pix | Na hora | Valor cheio, com o nome de quem pagou | Se quem pagou foi o paciente ou um familiar, para lançar no paciente certo |
| Débito | Em geral no dia seguinte | Valor menos a taxa | A taxa cobrada contra a combinada com a maquininha |
| Crédito à vista ou parcelado | Conforme o prazo contratado, ou antes se houver antecipação | Um crédito por parcela, menos a taxa | Se cada parcela caiu e se a antecipação foi cobrada certo |
| Dinheiro | Quando você deposita | Um depósito com vários atendimentos somados | Se o depósito bate com os recebimentos em espécie do período |
A rotina de 20 minutos por semana
Conciliar uma vez por mês funciona, mas dá mais trabalho: o erro de três semanas atrás já ninguém lembra. Uma vez por semana, a conferência leva pouco tempo.
- Baixe o extrato da semana e o relatório de vendas da maquininha
- Marque no extrato cada Pix e encontre o recebimento correspondente no sistema
- No relatório da maquininha, confira se cada venda tem um pagamento lançado no paciente
- Confira se os créditos de cartão que deviam cair na semana caíram, com a taxa certa
- Some o dinheiro recebido em espécie e compare com os depósitos
- Anote o que não bateu e resolva no mesmo dia
Um fechamento que não bateu
Os erros de consultório se repetem. Saber onde procurar resolve a maior parte em minutos.
Por isso a taxa da maquininha deve ser lançada como despesa, e não escondida no valor recebido. Veja como calcular quanto ela pesa em taxa de maquininha no consultório.
Os erros mais comuns
- Lançar o valor bruto do cartão como se fosse o que entrou na conta
- Receber em Pix na conta pessoal e esquecer de transferir ou lançar
- Registrar o pagamento do pai no cadastro do filho, ou o contrário, e perder o rastro
- Pagar despesa da clínica com o cartão pessoal, que nunca aparece no extrato do consultório
- Antecipar recebíveis sem anotar o custo da antecipação
Quase todos somem quando a clínica tem conta própria e só usa ela. Se ainda não é o seu caso, comece por separar finanças pessoais e da clínica.
Perguntas frequentes
Com que frequência fazer a conciliação bancária?
Uma vez por semana é o ideal para consultório: dá pouco trabalho e os erros ainda são fáceis de lembrar. Uma vez por mês é o mínimo, antes de fechar o mês com o contador.
Preciso conciliar se uso só Pix?
Precisa, mas fica mais simples. O ponto principal passa a ser identificar quem pagou, porque o Pix pode vir de um familiar e cair no paciente errado.
Qual a diferença entre conciliação e fluxo de caixa?
O fluxo de caixa mostra o que entrou, saiu e vai entrar. A conciliação confere se esses números batem com o banco. Uma alimenta a outra.
