Controle de estoque no consultório odontológico
Material odontológico custa caro, vence e, quando falta, cancela atendimento. Ao mesmo tempo, estoque demais é dinheiro parado no armário. Controlar estoque não exige planilha complexa: exige saber o que importa mais, quanto você gasta por semana e quando pedir. Veja um método simples, com a conta do ponto de pedido e o cuidado com validade e lote.
Por que controlar
Material e laboratório costumam ser o maior custo variável do consultório, logo depois do pessoal. Três problemas aparecem quando ninguém controla:
- Falta: o procedimento é remarcado porque acabou um material
- Excesso: compra grande para aproveitar promoção, e parte vence antes de usar
- Desvio: material some e ninguém percebe, porque ninguém sabe quanto deveria ter
Curva ABC: concentre o controle no que pesa
Nem todo item merece o mesmo cuidado. A curva ABC separa os materiais pelo peso no gasto: poucos itens respondem pela maior parte do dinheiro. Controle esses de perto e trate o resto com uma regra simples.
| Classe | Peso no gasto | Exemplos comuns | Como controlar |
|---|---|---|---|
| A | Poucos itens, maior parte do valor | Resinas, materiais de implante, toxina e preenchedores na HOF | Contagem semanal, ponto de pedido calculado |
| B | Peso intermediário | Anestésicos, materiais de moldagem, brocas | Contagem quinzenal |
| C | Muitos itens, pouco valor | Luvas, gaze, sugadores, copos | Estoque mínimo visual e pedido mensal |
Para montar a sua curva, liste as compras dos últimos três meses e ordene pelo valor gasto em cada item. Os primeiros, que somam a maior parte do total, são a classe A.
Estoque mínimo e ponto de pedido
O ponto de pedido responde à pergunta “quando eu compro?”. A conta é: consumo médio por dia × prazo de entrega em dias + estoque de segurança. O estoque de segurança cobre atraso do fornecedor e semanas de mais movimento.
Validade e lote: primeiro o que vence primeiro
Na prateleira, o que vence antes vai para frente. Parece óbvio, mas na correria a caixa nova fica na frente e a antiga vence no fundo. Ao receber o pedido, arrume pela data de validade.
Guarde também o lote dos materiais que importam. Se o fabricante ou a Anvisa emitir um alerta sobre um lote, é o registro que diz se você usou aquele material e em quais pacientes. Na harmonização orofacial, isso faz parte do prontuário, como mostramos em prontuário de harmonização orofacial.
Uma rotina que cabe na semana
- Toda segunda: contar os itens da classe A e comparar com o ponto de pedido
- A cada 15 dias: contar a classe B
- Uma vez por mês: olhar a classe C, conferir validades e fazer o pedido geral
- No recebimento: conferir quantidade, validade e lote com a nota fiscal
- Uma pessoa responsável: estoque de todo mundo é estoque de ninguém
Custo do material no preço
Controlar estoque também mostra quanto material cada procedimento consome, o que entra direto no preço. Se uma restauração usa em média R$ 25 de material e o preço foi calculado com R$ 15, a margem está menor do que você pensa. Refaça a conta como em como precificar procedimentos odontológicos.
Erros comuns
- Comprar muito por causa de promoção, sem olhar o consumo
- Não registrar o que saiu do estoque para o consultório
- Guardar material vencido “para usar em treino” no mesmo armário
- Esquecer de contar o material que fica na sala, fora do estoque principal
Perguntas frequentes
Qual a forma mais simples de controlar estoque odontológico?
Comece pela curva ABC: identifique os poucos itens que mais pesam no gasto e controle esses com contagem semanal e ponto de pedido. O resto pode ter um estoque mínimo visual.
Como calcular o ponto de pedido?
Consumo médio por dia × prazo de entrega em dias + estoque de segurança. Quando a quantidade em estoque chegar a esse número, é hora de pedir.
Preciso guardar o lote dos materiais?
Dos materiais que importam, sim. O lote permite saber quais pacientes receberam aquele material se houver um alerta do fabricante ou da Anvisa. Na HOF, o lote faz parte do registro do procedimento.
